Klachtenreglement

Begrippen

Behandelend Advocaat: de advocaat of een onder de verantwoordelijkheid van de Behandelend Advocaat werkzame persoon, op wie de Klacht betrekking heeft.
Klacht: een schriftelijke uitlating van ongenoegen, door de cliënt of diens vertegenwoordiger als zodanig kenbaar gemaakt aan bit.legal.
Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een Klacht uit.
Klachtenfunctionaris: een door bit.legal aangewezen advocaat die belast is met de registratie, afhandeling en analyse van de geuite Klachten.
Klachtenreglement: dit reglement

Doelstelling van dit Klachtenreglement

De doelstelling van dit Klachtenreglement is:

het vastleggen van een procedure om op Klachten binnen zo kort mogelijke termijn op een constructieve wijze te reageren;
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van Klachten vast te stellen;
behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
de bij bit.legal aangesloten advocaten adviseren bij cliëntgericht reageren op Klachten;
verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

De procedure

Op de website en in de algemene voorwaarden van bit.legal, wordt melding gemaakt van dit Klachtenreglement. bit.legal wijst de cliënt erop dat het kantoor een klachtenregeling hanteert.
Een cliënt kan een Klacht indienen over het optreden van een advocaat van bit.legal. Dit Klachtenreglement is eveneens van toepassing op de onder de verantwoordelijkheid van de Behandelend Advocaat werkzame personen. De indiening van de Klacht gebeurt schriftelijk of per e-mail bij de Behandeld Advocaat dan wel – naar keuze van de cliënt – bij de Klachtenfunctionaris. De Behandeld Advocaat, dan wel de Klachtenfunctionaris bevestigt de ontvangst van de Klacht binnen vijf werkdagen en geeft daarbij de Klager informatie over de interne klachtenprocedure. De Klachtenfunctionaris stelt de Behandeld Advocaat, wanneer de Klacht rechtstreeks wordt ingediend, in kennis van de Klacht.
De Behandeld Advocaat en de Klachtenfunctionaris bepalen in onderling overleg wie contact zoekt met de Klager en op welke wijze de Klacht verder met de Klager wordt besproken en wordt afgehandeld. Het uitgangspunt is steeds dat de Klager tevreden wordt gesteld en een oplossing wordt gecreëerd.
Indien de Klachtenfunctionaris ingevolge het vorig lid contact zocht met de Klager, stelt deze Klager na bestudering van het dossier in de gelegenheid de Klacht mondeling of schriftelijk toe te lichten. De Behandeld Advocaat wordt verzocht te reageren op deze toelichting.
Indien tussen de Klachtenfunctionaris en de Klager een bespreking plaatsvindt, is de Behandeld Advocaat daarbij op verzoek van de Klachtenfunctionaris of de Klager aanwezig, behoudens wanneer de Klager daartegen bezwaar maakt.
De Klachtenfunctionaris beantwoordt de klacht uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst van de Klacht, dan wel, in voorkomend geval, 10 werkdagen na ontvangst van de schriftelijke toelichting dan wel, in voorkomend geval, uiterlijk 10 werkdagen nadat een bespreking over de Klacht heeft plaatsgevonden.
De afhandeling van de Klacht geschiedt schriftelijk, binnen een termijn van een maand, waarbij afzonderlijke aspecten afzonderlijk worden beantwoord en gemotiveerd. De Klachtenfunctionaris zal bij afwijking van deze termijn daarvan met redenen omkleed mededeling doen aan Klager en Behandelend Advocaat, onder vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de gegrondheid van de klacht wordt gegeven.
De Behandeld Advocaat dan wel Klachtenfunctionaris zorgt voor een schriftelijke, nauwkeurige vastlegging van de met de Klager gemaakte afspraken.
Ook indien de Klacht alsnog tot tevredenheid van de Klager wordt opgelost, dienen de met de Klager gemaakte afspraken nauwkeurig en schriftelijk te worden vastgelegd.
De Klager is aan bit.legal geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de Klacht.
Indien de klachtenbehandeling niet tot een oplossing leidt, kunnen betrokkenen de kwestie voorleggen aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Den Haag.

Registratie van de Klacht

Een kopie van de schriftelijke afhandeling van de Klacht wordt 1 jaar bewaard.
Jaarlijks binnen twee maanden na het einde van een jaar, rapporteert de Klachtenfunctionaris aan de bij bit.legal aangesloten advocaten over de Klachten die zich in dat jaar hebben voorgedaan. De Klachtenfunctionaris doet, wanneer daartoe aanleiding bestaat, aanbevelingen aan de bij bit.legal aangesloten advocaten.

Benoeming Klachtenfunctionarissen

mr. J.J. Braat is benoemd tot Klachtenfunctionaris.
Voor klachten tegen mr. J.J. Braat wordt een vervanger benoemd.